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Guides pratiques

Recueillir les disponibilités et préférences de l'équipe

Avant de construire le planning, il faut savoir qui peut venir et quand. Plutôt que de recueillir les souhaits de chacun au comptoir, Officiplan envoie un questionnaire de préférences à l’équipe et range les réponses pour vous.

Les étapes

  1. Composer le questionnaire

    Choisissez parmi les questions types : jours libres, heure de début ou de fin, matin ou après-midi, samedis par mois, congés envisagés, commentaire.

  2. Fixer une échéance et des relances

    Les relances ne visent jamais quelqu’un qui a déjà répondu, ni deux fois dans la même journée.

  3. Valider ce qui est impératif

    Un souhait impératif n’engage le planning qu’une fois validé ; un refus se motive, et la personne lit votre motif.

Les réponses deviennent des règles

Chaque réponse devient une règle d’horaires pour la personne, utilisée par la proposition de semaine. Répondre à nouveau remplace les réponses précédentes, sans doublon. Un « si possible » s’applique d’office, et vous pouvez toujours ne pas le retenir.

Le suivi montre qui a répondu. Pour une personne sans compte, vous saisissez ses réponses à sa place.

Les conflits repérés pour toute l’équipe

L’écran signale les conflits que les règles validées créent ensemble : par exemple, tous les pharmaciens libres le samedi matin. La présence pharmaceutique ne pourrait plus être assurée, et vous le voyez avant de construire la semaine.

Un questionnaire dont l’échéance est passée depuis une semaine se clôt tout seul.

Questions fréquentes

Mes collaborateurs reçoivent-ils le questionnaire par e-mail ?

Ceux qui ont un compte le reçoivent par e-mail et le trouvent aussi en tête de leur planning de la semaine. Pour les autres, vous saisissez les réponses.

Peut-on modifier une réponse ?

Oui, tant que le questionnaire est ouvert. La nouvelle réponse remplace la précédente.

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